Smartplan
HR & Personal★ 4.2 / 5
Ljudlös introduktionKlicka för att pausa
Om Smartplan
Smartplan är ett system för schemaläggning och tidsregistrering som riktar sig till team i olika storlekar. I samma program kan användarna skapa arbetsscheman, registrera timmar, hantera frånvaro och ta fram löneunderlag, och kommunikationen sköts via en app. En funktion som leverantören kallar Smartplan Assistent kan fördela arbetspass automatiskt utifrån uppsatta regler och medarbetarnas önskemål, och tidsregistrering kan ske både via mobil och via en lokal stämpelklocka. Systemet är tänkt att spara tid och minska fel genom automatiska löneberäkningar, liveuppdateringar och enkel export till lön. Leverantören lyfter fram transparenta priser utan dolda avgifter eller bindningstid, där kunden betalar utifrån antalet medarbetare, samt möjlighet att lägga till fler funktioner i takt med att behoven växer. Lösningen beskrivs passa verksamheter med varierande arbetspass, exempelvis inom restaurang, café, detaljhandel och vård. Bakom produkten står ett danskt företag inriktat på workforce management. Enligt leverantören har Smartplan utvecklats i mer än tio år, används av tusentals arbetsplatser i Norden och bygger löpande på återkoppling från kunderna. Företaget betonar personlig support från riktiga människor och en ambition att hålla systemet enkelt och flexibelt.
Passar bäst för
Företag som vill ersätta Excel och pappersscheman med onlineschemaVerksamheter med skiftarbete och timanställd personal (t.ex. restaurang, café, butik, webshop, hotell, kundtjänst)Arbetsgivare som behöver kombinera schemaläggning och tidsregistrering i ett systemSäsongsbetonade verksamheter (möjlighet att pausa anställda utanför säsong)
Funktioner i detalj
Schemaläggning
- ✓Drag-and-drop-schemaläggning
- ✓Mallar och kopieringsfunktioner för återkommande mönster (rullande scheman)
- ✓Dela schemat med ett klick
- ✓Organisera skift efter jobbtyp/roll
- ✓Dela upp scheman i olika platser (locations)
- ✓Hantera vilka kompetenser ett skift kräver
- ✓Komplett timöversikt under planeringen
- ✓Ta emot önskemål från anställda inför schemat
Automatisk schemaläggning (Smartplan Assistant)
- ✓Föreslår bemanning baserat på önskemål, tillgänglighet och regler
- ✓Regler för vilotid och max antal timmar
- ✓Individuella regler per anställd
- ✓Behåller manuellt placerade skift
- ✓Tar hänsyn till tillgänglighet
- ✓Fångar regelbrott i realtid under planering
- ✓Övervakar publicerade scheman (skiftbyten, frånvaro, ändrade starttider) även över avdelningar
- ✓Morgonmejl kl 06:00 endast vid nya regelbrott
Tidsregistrering och stämpelklocka
- ✓Stämpelklocka på iPad, surfplatta eller dator med PIN-kod
- ✓GPS-/geofence-baserad instämpling via app
- ✓Automatiska regler för raster och avrundning
- ✓Hantering av saknade instämplingar
- ✓Jämför planerad och faktisk tid
- ✓Lagligt korrekt tidsregistrering, med eller utan stämpelklocka
Lön och tidssaldo
- ✓Detaljerad lönekalkyl med tillägg
- ✓Godkännandeflöde för arbetade timmar
- ✓Export till lönesystem och till Excel/CSV
- ✓Tidssaldo, övertid och flex (mål per vecka eller månad)
- ✓Hantering av kompledighet
- ✓Kompensation av tidssaldo vid utbetalning
- ✓Semesterkonto med översikt över intjänade och använda dagar
Frånvaro
- ✓Komplett frånvarokalender (semester, sjukdom, ledighet samlat)
- ✓Visa och godkänna frånvaroansökningar
- ✓Undvik att schemalägga frånvarande personal
- ✓Bestäm vad som händer med berörda skift
- ✓Exportera frånvaro till lönesystem
Skiftbyten
- ✓Direkt 1:1-byte mellan anställda
- ✓Byte med den som först accepterar
- ✓Administratörsgodkännande av byten (valbart)
- ✓Markera skift som tillgängligt
- ✓Uppdateras direkt på alla enheter
- ✓Möjlighet att stänga av skiftbyten
Kommunikation
- ✓En inkorg för all kommunikation
- ✓Skicka meddelanden till en, flera eller alla
- ✓Skiftspecifika dagsmeddelanden i schemat
- ✓Bifoga filer
- ✓Läskvitton och reaktioner (emoji)
- ✓Snabbmeddelanden från mobilappen
Personal- och dokumenthantering
- ✓Lagra anställningskontrakt och dokument
- ✓Ladda upp personalhandböcker och filer per anställd
- ✓Snabb åtkomst till kontaktuppgifter
- ✓Lista över nödkontakter
- ✓Viktiga datum kopplade till anställda
- ✓Avancerad personalhantering (massredigering, export)
Mobil och notiser
- ✓Gratis app för iPhone och Android
- ✓Se nästa skift och bekräfta skift
- ✓Push-notiser för nya skift och ändringar
- ✓Synkronisera skift med kalender (iCal, Google Calendar, Outlook)
- ✓Stämpla in/ut och anmäla frånvaro från telefonen
- ✓Live Activities på iPhone
Säkerhet
SSO: —
Support
Kanaler: Support (kontakt via webben), Blogg/nyhetsflöde, Gratis demos och onlinesessioner för uppsättning
Kunskapsbas: —
Språk: Svenska, Danska, Tyska, Engelska, Spanska, Nederländska, Norska, Polska
Pris
Modell: Abonnemang per månad, pris per anställd (första 10 anställda ingår, därefter avgift per ytterligare anställd). Tre paket: Starter, Basic och Pro. Obegränsat antal platser ingår och påverkar inte priset.
Från: £15/månad (inkl. 10 anställda) + £1 per anställd/månad, exkl. moms (Starter-planen, endast för nya kunder)
Gratisnivå: —
Betyg och omdömen
Fördelar
- +Användarvänligt och enkelt att komma igång (uppsättning på minuter, 30 dagars fri provperiod utan kreditkort)
- +Samlar schemaläggning, tidsregistrering, frånvaro och kommunikation i ett system
- +Automatisk schemaläggning med regelövervakning (Smartplan Assistant)
- +Ingen bindningstid och inga uppstartsavgifter; pris per anställd med obegränsat antal platser
- +Gratis mobilapp för både iPhone och Android
- +Flerspråkigt, inklusive svenska
Nackdelar
- −Ingen permanent gratisnivå (endast 30 dagars provperiod)
- −Flera funktioner (t.ex. lönekalkyl, frånvarokalender, POS-integration, API, semester-/flexkonto) kräver dyrare paket (Basic eller Pro)
- −Starter-planen är endast tillgänglig för nya kunder
- −Inga oberoende betyg eller certifieringar framgår av leverantörens egna sidor
Produktens utveckling
Smartplan har funnits sedan 2013 och uppdateras löpande, vilket framgår av leverantörens nyhets-/produktblogg. Utvecklingen under 2023-2026 har bland annat fokuserat på platser och superanvändare, personal- och dokumenthantering, förbättringar av stämpelklocka och tidsregistrering, GDPR-/integritetsinställningar samt nyare funktioner som reaktioner i meddelanden, en kraftigt uppgraderad planeringsvy och styrning av kollegors skiftsynlighet.
- 2026-05-21Nyt i Smartplan: Skjul kollegers vagter
New feature letting managers hide colleagues' shifts from employees in the schedule view.
Källa ↗ - 2026-04-16Nyt i Smartplan: Dit planlægningsværktøj har fået en kæmpe opdatering
Major overhaul of the planning/scheduling tool.
Källa ↗ - 2026-02-17Sig det uden ord: Nu kan du reagere på beskeder i Smartplan
Employees can now react to in-app messages with emoji.
Källa ↗
Funktioner
✓API
✓Mobilapp
✓Gratis test / freemium
✓Svenskt stöd
✓Data lagras i EU
✓GDPR-kompatibel
Egenskaper
- Driftsmodell
- Moln (SaaS)
- Prismodell
- Fast pris
- Från-pris
- 199 kr/användare/mån
- Företagsstorlek
- Startup, Litet/medelstort, Mellanstort, Storföretag
